Tapahtuman suunnittelu

Ideasta tapahtumasisällöksi

Tapahtuman suunnittelu lähtee ideasta. Tapahtuma idean ympärille rakennetaan tapahtuman konsepti ja varsinainen toteutussuunnitelma. Idean lisäksi tapahtuman suunnittelua ohjaavat esimerkiksi käytettävissä olevan rahan ja aikaansa antavien ihmisten määrä sekä tapahtumien järjestämiseen liittyvät luvat. Ideointivaiheessa voi hyödyntää seuraavia apukysymyksiä. Kun näihin kysymyksiin on vastattu, on vastauksista helppo poimia konkreettiset selvitettävät ja järjestettävät asiat.

Miksi tapahtuma järjestetään?

• Miksi on tärkeää, että tämä tapahtuma järjestetään? 
• Mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan?

Millaista sisältöä tapahtumassa on?

• Minkä tekemisen ympärille tapahtuma rakentuu?
• Millaista ohjelmaa tapahtumassa esitetään?
• Millaisia asioita tapahtuman sisällön toteuttaminen vaatii, esimerkiksi:
  • Jos esiintyjiä: esiintymislava, takahuonetilat, pukuhuonetilat jne.
  • Jos kilpailu: ilmoittautumisen järjestäminen, maalialue, tuomarit, kisakello jne.
  • Jos puheohjelmaa: äänentoisto, näyttö, istumapaikat jne.

Kenelle tapahtuma järjestetään ja miten kohdeyleisö tavoitetaan?

• Kenen haluat saapuvan tapahtumaan?
• Millaisia markkinointikanavia nämä ihmiset seuraavat?
• Millaisella markkinoinnilla oikeat ihmiset saadaan kiinnostumaan tapahtumasta?
• Paljonko tapahtumakävijöitä halutaan?
• Onko tapahtuma kaikille avoin?

Milloin ja missä tapahtuma järjestetään?

• Mihin vuodenaikaan tapahtuma järjestetään?
• Onko toivottu järjestämisaika päällekkäinen muiden alueen tapahtumien kanssa?
• Voiko tapahtuma tehdä yhteistyötä muiden alueen tapahtumien tai toimijoiden kanssa?
• Millaisen tilan tai paikan tapahtuma tarvitsee?
• Miten tapahtumakävijät ja järjestäjät pääsevät paikalle?

Millaisia oheispalveluita tapahtumaan halutaan tai tarvitaan?

• Onko tapahtumassa esimerkiksi myyntipisteitä, narikka tai info?
• Tarvitaanko tiettyjä tarvikkeita, esimerkiksi tuoleja, aitoja tai esitystekniikkaa?
• Mitä talkoolaisten tai työntekijöiden pitää tehdä tapahtuman aikana?
• Kuinka paljon talkoolaisia tai työntekijöitä tarvitaan tapahtuman aikana? 

Kuka vastaa tapahtumasta?

• Tapahtumajärjestäjä on aina itse vastuussa turvallisuudesta ja luvista, joten tapahtumajärjestäjän tulee olla nimetty henkilö
• Tapahtuma tarvitsee vastuuhenkilön, joka toimii vastinparina ja yhteyshenkilönä viranomaisille

Mistä rahoitus tulee?

• Myydäänkö ennakkolippuja ja lippuja? Kerätäänkö pääsymaksu?
• Millaista varainhankintaa tapahtumassa on? Myydäänkö arpoja, ruokaa tai muita asioita?
• Millaisia tukia tai avustuksia voi hakea? Koska ne tulee hakea?

Takaisin oppaan etusivulle

---

Rahoitus, budjetointi ja varainhankinta

Raha on tärkeä resurssi tapahtuman järjestämisessä. Se määrittelee osittain, mitä on mahdollista tehdä. Tapahtuman järjestäminen on itsessään usein tapa kerätä rahaa ja esimerkiksi yhdistysten varainkeruun muoto. Tapahtuman järjestäminen aiheuttaa kuitenkin aina kuluja, ja onkin tärkeää ennakoida tapahtumasta aiheutuvia kuluja budjetoinnilla.

Budjetti on yksinkertaisimmillaan lista tapahtumasta aiheutuvista kuluista ja odotetuista tuloista. Mitä paremmin pystyt tapahtuman suunnitteluvaiheessa tunnistamaan mistä kaikesta syntyy kuluja ja listaamaan näitä summia, sitä selkeämmin tiedät, paljonko rahaa tapahtuman järjestäminen vaatii. Tämä tieto auttaa hahmottamaan esimerkiksi sitä, paljonko pääsymaksuja tulee kerätä jotta tapahtuma tuottaa voittoa.

Jos tapahtuman järjestämiseen kuluu paljon rahaa, tapahtuma voi olla taloudellinen riski. Tätä riskiä voi kuitenkin minimoida. Jos riskiä halutaan vähentää, se on mahdollista esimerkiksi ennakkolippuja myymällä tai asettamalla tapahtuman järjestämiseen ehto, vaikkapa tietty määrä etukäteen ostettuja lippuja.

Tapahtumajärjestäjän materiaalipankista löytyy budjettipohja. 

Varainhankintaa tapahtumassa voidaan toteuttaa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

• Ennakkolippujen myynti tai lipunmyynti tapahtuman portilta/ovelta
• Vapaaehtoinen pääsymaksun kerääminen (kannattaa ilmoittaa etukäteen)
• Arpojen myynti, kahvion pitäminen tapahtumassa

Tukea tapahtuman järjestämiseen voi hakea esimerkiksi seuraavilta tahoilta:

Inarin kunta jakaa jatkuvana hakuna avustusta yhdistyksille ja yrityksille. Tämä elinvoimaa tukeva harkinnanvarainen avustus on tarkoitettu kunnan elinvoimaa edistäviin uusiin tapahtumiin, toimintaan ja innovatiivisiin kokeiluihin. Lisätietoja kunnan myöntämistä avustuksista löydät avustussivuilta.

Inarissa toimiville yhdistykset ja yhteisöt voivat hakea avustusta kaikkien toimialojen yhteisessä avustushaussa vuosittain. Lisätietoa tästä löydät Inari kunnan sivulta.

Lapin Hyvinvointialue jakaa järjestöavustuksia. Lisätietoa löytyy Laphan verkkosivuilta sekä avustusperiaatteita kuvaavasta erillisestä asiakirjasta

Leader Pohjoisin Lappi ry järjestää vuosittain useita rahoitushakuja hankkeisiin, jotka sopivat heidän Kahdeksan vuodenajan koti 2023–27 -strategiaansa. Mikroyritykset ja yhteisöt voivat saada tukea pienhankkeisiin ja yleishyödyllisiin kehittämishankkeisiin. https://pohjoisinlappi.fi/ 

Myös esimerkiksi Taiteen edistämiskeskus TAIKE, Opetus- ja kulttuuriministeriö OKM ja Suomen kulttuurirahasto SRK jakavat avustuksia. Rahoitusta jakavat myös erilaiset yritykset ja säätiöt. Tällaisia hyväntekeväisyysavustuksia jakavat muun muassa alueella toimivat pankit, vakuutusyhtiöt ja isot kauppaliikkeet kuten S-ryhmä. Kannattaa siis myös tarkistaa tällaisten toimijoiden avustuskäytännöt.

Avustuksen ja rahoituksen myöntäjillä voi olla erilaisia ehtoja, joita tulee seurata tarkkaan.

Takaisin oppaan etusivulle

---

Käytännön järjestelyt

Täysin kattavaa ohjetta käytännön järjestelyihin on mahdotonta tehdä, sillä tapahtumat ovat hyvin erilaisia. Tähän osioon on koottu yleisimpiä tapahtumien järjestämisessä huomioitavia asioita.

Tapahtumapaikka, saapuminen ja pysäköinti

Tapahtumapaikka tai -alue tulee valita niin, että se sopii tapahtuman luonteeseen. Ulko- ja sisätapahtumissa tulee huomioida erilaisia asioita. 

Yleisiä huomioita:

• Mahtuuko suunniteltu kävijämäärä tapahtumapaikkaan?
• Onko tapahtumapaikassa tai onko sinne mahdollista järjestää tarpeeksi esimerkiksi
  • Vessoja
  • Roskiksia
  • Istumapaikkoja, pöytiä
  • Ruoka- ja juomapisteitä
  • Narikkatilaa
  • Lavoja
  • Näyttöjä
• Onko tapahtumapaikka esteetön?

Huomioita ulkotapahtumaan:

• Miten toimitaan, jos sää on huono?
• Miten varmistetaan, että ihmiset pysyvät tapahtumalle tarkoitetulla alueella?
• Rajataanko tapahtuma-alue? Miten tämä toteutetaan? 
• Jos alue rajataan, miten sinne kuljetaan? Onko portilla lipuntarkastus?

Huomioita saapumiseen:

• Miten tapahtumapaikalle pääsee?
• Onko tapahtumapaikalla parkkitilaa?
• Saapuvatko tapahtumakävijät yhtä aikaa vai pikkuhiljaa tapahtuman aikana?
• Syntyykö tapahtuman alkaessa tai loppuessa ruuhkaa?
• Miten liikenteenohjaus ja liikenneturvallisuus on huomioitu?

 

Ihmisten opastaminen

Ihmisten opastamisessa tapahtumapaikkaan ja tapahtumapaikan sisällä tulee huomioida kylttien koko ja sijoittelu. Esimerkiksi autosta luettavan kyltin tulee olla jo hyvin suurikokoinen. Sisätiloissa kyltit kannattaa sijoittaa ihmisen silmän korkeudelle tai korkeammalle, jotta huomio kiinnittyy niihin ja kyltit on luettavissa myös kauempaa. Käytä selkeää fonttia. Musta teksti valkoisella taustalla on aina paras vaihtoehto.

Jos tapahtumassa on erillinen sisään- ja uloskäynti, merkitse ne selkeästi. Kyltitä oleelliset paikat, kuten vessat ja jätepisteet. Nämä ihmisten perustarpeisiin liittyvät asiat kannattaa kyltittämisen lisäksi sijoittaa tapahtuma-alueelle harkiten: esimerkiksi jäteastiat lähelle ruokamyyntiä ja vessat sellaiseen paikkaan, jossa niihin syntyvä jono ei muodostu ongelmaksi.

Jokaisessa opastuskohdassa kyltti ei toimi, vaan saatetaan tarvita opastavaa ihmistä. Huomioi, että liikenteen ohjaamiseen tarvitaan poliisin lupa.
 

Turvallisuus ja saavutettavuus

Keskeinen tapahtumajärjestämiseen liittyvä ilmoitus on poliisille tehtävä yleisötilaisuusilmoitus. Yli 200 henkilön tapahtumista tehdään myös pelastussuunnitelma pelastuslaitokselle. Vaikka tapahtuma olisi niin pieni, että siitä ei tehdä näitä ilmoituksia, voi tapaturmia silti sattua. Tapahtuman turvallisuus on aina järjestäjän vastuulla. 

Huomioi turvallisuuteen liittyen ainakin seuraavat

• Riskit: käy realistisesti läpi, mitkä ovat juuri sinun tapahtumasi sisältöön ja toteutukseen liittyviä riskejä. Miten niitä voi estää ja miten niiden toteutumiseen voi varautua?
• Sää: mieti tyypillistä säätä ja sään ääri-ilmiöitä alueellasi. Millaisia riskejä ne voivat aiheuttaa erityisesti ulkotapahtumissa?
• Ohjeet: ohjeista tapahtuman järjestämiseen osallistuvat tahot turvallisuuteen liittyvistä asioissa, muun muassa telttojen riittävässä kiinnityksessä
• Huoltotiet, pelastusreitit ja riittävän suuri tapahtumatila tai -alue turvalliseen liikkumiseen
• Rakenteiden ja kiinnitysten turvallisuus, erityisesti teltat: katso tarkemmin tästä dokumentista
• Ensiapupiste (esimerkiksi SPR) 
• Paloturvallisuus, alkusammutusvälineet
• Turvallisuuspäällikkö ja järjestyksenvalvojat
• Varmista, että tapahtumakävijän on helppo tunnistaa tapahtumajärjestäjä(t) tapahtuman aikana esimerkiksi turvallisuuteen liittyvien kysymysten esittämistä varten
• Vakuutukset, jotka kattavat talkoolaiset ja työntekijät sekä tapahtumajärjestäjän vastuuvakuutus
• Mahdollinen liikenteenohjaus esimerkiksi tilanteessa, jossa kaikki poistuvat tapahtumasta yhtä aikaa

Saavutettavuus on monisyinen asia, sillä ihmisten tarpeet vaihtelevat. Usein helpointa ja selkeintä on huolehtia fyysisestä esteettömyydestä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi inva-wc:itä, hissejä, luiskia ja sitä, että tilassa mahtuu liikkumaan apuvälineen, kuten pyörätuolin, kanssa. 

Esteettömyyteen kuuluu myös näkö- ja kuulovammaisten huomiointi. Teksti- ja kuvamateriaaleista saavutettavia tekee selkokielisyys, tarpeeksi suuret fonttikoot ja kontrastit. Monikielisellä alueella on hyvä viestiä useammalla kuin yhdellä kielellä. 

Saavutettavuus on usein mahdoton toteuttaa täydellisesti. Silti kannattaa tehdä se, mikä voidaan. Saavutettavuudessa tärkeää on kokemus siitä, että on tervetullut tapahtumaan yhtä lailla kuin muutkin. Tämä toteutuu hyvällä asenteella: ongelmiin yritetään löytää yhdessä ratkaisuja ja kaikkiin tapahtumakävijöihin suhtaudutaan tasa-arvoisesti ja arvostavasti. 

Tekniikka, kalustus, somistaminen, pystytys ja purku

Tapahtuman sisällöstä riippuen järjestämiseen kuuluu tekniikan, kalusteiden ja somisteiden suunnittelu ja hankinta. Tapahtuman sisältö määrittelee sen, millaista tekniikkaa ja kalusteita tarvitaan. Selvitä ensin, mitä varaamallasi tapahtumapaikalla on jo valmiina. Huomioi myös, että puuttuvia tarvikkeita ei ole pakko hankkia itse. Jos tiedät toisen tahon, joka järjestää samankaltaisia tapahtumia, voi heiltä löytyä lainatavaraa.

Mikäli tapahtumapaikallesi tarvitaan tekniikkaan, kalustamiseen tai somistamiseen liittyviä lisäpalveluita, löydät niitä oppaan resurssipankista.

Tapahtuman sisällön toteuttamiseen voidaan tarvita verkkoliikenneyhteyksiä. Esimerkiksi myyntikojuissa käytettävät maksukorttipäätteet tarvitsevat toimiakseen nopeita yhteyksiä. Huolehdi siis siitä, että tapahtumapaikassasi on tarvittava internet.

Tapahtumaa edeltää pystytys ja seuraa purku ja siivous. Muista sisällyttää näihin kuluva aika tapahtumapaikkasi varaukseen ja huolehtia, että talkoolaisia tai työntekijöitä on paikalla vielä tapahtuman purkua ja siivousta varten.

Ihmisten perustarpeet

Tapahtumakävijät tarvitsevat vessoja, ruokaa ja juomaa. Näistä syntyy jätettä. Perustarpeiden lisäksi mukavuutta ja saavutettavuutta lisäävät istumismahdollisuudet ja talvikaudella narikka. Huomioi tapahtuman kohderyhmä: esimerkiksi lapsilla on erilaisia tarpeita kuin aikuisilla.

Tapahtumaa järjestäessä tulee siis huomioida, että tapahtumapaikalla on tarpeeksi vessoja ja mahdollisuus syömiseen ja juomiseen. Mitä pidempi tapahtuma, sitä enemmän näitä tarvitaan. Ulkona järjestettäessä tapahtumasta syntyvän roskan kerääminen ja asianmukainen pois kuljettaminen on myös tärkeää. 

Mieti vessojen, roskisten ja myyntipisteiden sijoittelussa sitä, miten ihmiset liikkuvat ja toimivat alueella. Hyvä esimerkki tästä on, että jos tietyssä kohdassa myydään heti nautittavaa ruokaa, syntyy siinä lähellä myös jätettä, eli paikalla pitää olla jäteastioita. Vessoihin puolestaan voi syntyä jono. Tälle jonolle pitää olla tilaa niin, että se ei tuki kulkuteitä tai muuten häiritse tapahtumaa.

Huomioithan, että jos ihmisten perustarpeet eivät tule tyydytetyiksi, heidän on vaikeaa tai mahdotonta keskittyä tapahtuman sisältöön ja viihtyä tapahtumassa.

Esimerkki vessojen määrästä:

Esimerkki vessojen määrästä

Kävijämäärä	WC:t miehille	WC:t naisille	Joista esteettömiä
Alle 50	1	1	1
51-250	2	2	1
251-500	3	3	1
501-750	5	4	1
751-1000	6	5	1
1001-2000	10	9	2

Vastuullisuus ja kestävyys tapahtumassa

Tapahtumissa voidaan pyrkiä ympäristövastuullisuuteen ja sosiaaliseen vastuullisuuteen.

Ympäristövastuullisessa tapahtumissa toimitaan resurssiviisaasti: käytetään mahdollisimman vähän vettä ja sähköä, valitaan kierrätettyä ja lainattua aina mahdollisuuden mukaan. Myös ruokahävikin minimointi ja syntyvän jätteen asianmukainen lajittelu kuuluvat vastuulliseen tapahtumaan. Erityisesti ulkona järjestettävissä tapahtumissa pyritään minimoimaan ympäröivän luonnon kulutus ja estämään jätevesien ja roskien luontoon päätyminen.

Sosiaalisella vastuullisuudella tarkoitetaan tapahtumaa, joka tekee hyvää paikalliselle yhteisölle. Sosiaalisesti vastuullinen tapahtuma hyödyntää paikallisia tekijöitä ja tuotteita. Tapahtumaa järjestettäessä on huomioitu sen vaikutukset lähialueen asukkaisiin ja luontoon. Tapahtuma on saavutettava, esteetön ja yhdenvertainen. 

Takaisin oppaan etusivulle

---

Markkinointi ja viestintä

Markkinointi ja viestintä tarkoittavat niitä tekoja, joilla kerrot tapahtumastasi muille. Tapahtuman markkinointi perustuu käsitykseen tapahtuman kohderyhmästä. Kun olet määritellyt kenet haluat tapahtumaasi kävijäksi, voit ymmärtää, missä kanavissa ja millaisella viestinnällä heidät tavoitat.

Tärkeitä markkinointikanavia ovat esimerkiksi sosiaalisen median eri ryhmät sekä fyysiset ilmoitustaulut keskeisillä paikoilla, kohderyhmästä riippuen esimerkiksi kaupoissa, kirjastoissa ja kouluissa. 

Toisto on markkinoinnin tärkeä keino: kaikki eivät näe kaikkia mainoksia. Erityisesti sosiaalisen median julkaisujen näkyvyys riippuu algoritmeista. Sosiaalisessa mediassa kannattaa siis hyödyntää toistoa ja pyytää esimerkiksi tapahtuman järjestämiseen osallistuvia ihmisiä jakamaan julkaisuja eteenpäin.

Tapahtumien Lappi -tapahtumakalenteri on ilmainen palvelu, johon voit ilmoittaa tapahtumasi. Tapahtumien Lappi -kalenterin tapahtumia poimitaan myös paikallislehteen ja lehden verkkosivuille. Kun ilmoitat tapahtumasi paikkakunnaksi Inari, ne siirtyvät automaattisesti myös kunnan verkkosivuille. Jos valitset tapahtuman aihealueeksi Inari150, ne siirtyvät myös juhlavuoden verkkosivuilla. Kalenterin löydät täältä: https://www.tapahtumienlappi.fi/fi-FI 

Paikallislehti Inarilaisen lisäksi alueella toimivat myös Lapin kansa, Yle Lappi ja Yle Sapmi. Erityisen suuret, omalaatuiset tai muuten kiinnostavat tapahtumat voivat kiinnostaa myös näitä medioita eli oman yhteisön ulkopuolisia jäseniä.

Tapahtumamainoksia voi myös ostaa. Lehti-ilmoitusten ja lehtiin laitettavien rivi-ilmoitusten lisäksi voi hyödyntää myös sosiaalisen median maksettua näkyvyyttä, jolloin algoritmit näyttävät julkaisuja suuremmalle määrälle ihmisiä. Maksettu mainonta voi tavoittaa ihmisiä, joihin omissa piireissä ilmoittelu ei yllä. Sitä kannattaa siis harkita, jos halutaan enemmän tapahtumakävijöitä. 

Tapahtumassa kannattaa ottaa kuvia. Niitä voi hyödyntää tulevien tapahtumien markkinoinnissa. Huomioi kuitenkin se, mitä kuvaat, ja julkaise kuvia muista ihmisistä vain heidän luvallaan.

Tapahtumaoppaan verkkosivuilta löytyy myös materiaalipankki, josta löydät esimerkiksi markkinointisuunnitelman pohjan.

Takaisin oppaan etusivulle

---

Talkoolaisuus, vapaaehtoistoiminta, yhteistyö

Pienet ja suuremmatkin paikalliset tapahtumat järjestetään usein vapaaehtoisvoimin. Vapaaehtoisuus synnyttää yhteisöllisyyttä, ja yhteisön nuoret tai muuten uudet jäsenet pääsevät osallistuessaan sekä kiinnittymään yhteisöön että oppimaan tapahtumajärjestämisestä ja talkootyön kulttuurista. Yhdessä tekeminen lisää turvallisuuden ja yhteisöllisyyden kokemuksia.

Vapaaehtoiset antavat aikaansa ilmaiseksi: muista arvostaa tätä! Vapaaehtoistyön koordinoinnissa kannattaa panostaa selkeään viestintään ja tehtävien reiluun jakoon. Onnistunut kokemus vapaaehtoistyöstä saa palaamaan rooliin uudestaan. Vapaaehtoisuudessa palkitsevaa on yhteisen tavoitteen saavuttaminen, osallistuminen ja omien taitojen kehittyminen. Talkoolaiset arvostavat silti myös tarjottua kahvitusta, ruokaa tai vaikka mahdollisuutta osallistua tapahtumaan veloituksetta.

Huomioi yhteistyökumppaneita etsiessäsi myös kaikki alueen muut toimijat. Heiltä voi löytyä tietoa, lainatavaroita tai lisäkäsiä sinun tapahtumaasi varten, ja voit vastavuoroisesti auttaa heitä heidän projektissaan.

Takaisin oppaan etusivulle

---

Luvat ja ilmoitukset

Tapahtumaan liittyvien lupien ja ilmoitusten määrä riippuu siitä, millaista sisältöä ja millaisia elementtejä tapahtumassa on ja kuinka paljon ihmisiä tapahtumaan osallistuu. Kaikki tapahtumat eivät tarvitse kaikkia lupia. 

Luvituksella pyritään varmistamaan turvallisuus tapahtumassa ja sen ulkopuolella. On tapahtumajärjestäjän vastuulla selvittää ja hankkia tarvitsemansa luvat. Hyvin pienet ja luonteeltaan yksinkertaiset tilaisuudet eivät tarvitse lupia. Epävarmoissa tilanteissa kannattaa tarkistaa luvan tarve suoraan asianomaiselta viranomaiselta.

Lupien ja ilmoitusten selvittäminen ja hankkiminen kannattaa aloittaa ajoissa. On myös tärkeä huomata, että lupa- ja ilmoituskäytännöt voivat muuttua.

Tavallisimpia tapahtumien tarvitsemia lupia ovat

​

Lupa alueen yleiseen käyttöön

Lyhyt kuvaus: 

Tapahtumanjärjestäjä tarvitsee aina käyttämälleen alueelleen luvan, jonka saa alueen omistajalta. Jos alue on kunnan hallinnoima kuten tori, leikkipuisto, parkkialue – kutsutaan sitä yleiseksi alueeksi ja sitä saa käyttää kaikki yleisesti. Jos tällainen yleinen paikka varataan yhden toimijan tapahtumaan eli muuhun kuin yleiseen käyttöön, tulee yleisen alueen käytölle olla sen ylläpitäjän ja haltijan eli kunnan lupa. Tällä luvalla yleinen alue luovutetaan toimijan käyttöön tapahtuman ajaksi ja tapahtuman järjestäjä vastaa mm. turvallisuudesta tapahtuman ajan, muista tapahtuman vaatimista viranomaisluvista ja ilmoituksista ja alueen siistimisestä tapahtuman jäljiltä. Inarin kunnan aluelille käyttöluvat haetaan sähköpostilla inari@inari.fi viimeistään 30 päivää ennen tapahtumaa. Mainitse sähköpostissa hakija, paikka, tapahtuman nimi ja aika.

Poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta 

Lyhyt kuvaus: Pääsääntöisesti yleisötilaisuuksista pitää ilmoittaa kirjallisesti järjestämispaikan poliisille.

Aivan kaikista yleisötilaisuuksista ei tarvitse ilmoittaa. Usein tällaisten tapahtumien luonne on sellainen, että sivullisille ja ympäristölle ei aiheudu haittaa eikä erillisiä liikennejärjestelyjä vaadita. Tilaisuuden paikka tai yleisön vähäinen määrä voi olla myös perusteena, että tilaisuudesta ei tarvitse ilmoittaa.

Linkit: https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet 

 

Muut lisätiedot: 

Poliisille tehtävä yleistilaisuusilmoitus ainakin seuraavissa tilanteissa:

• suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
• yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
• erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
• myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen)
• tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
• tapahtumassa on anniskelua
• tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
• tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta tullaan jollain tavalla häiritsemään).

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelmat

Lyhyt kuvaus: Tapahtuman turvallisuus on aina järjestäjän vastuulla.Yli 200 henkilön tapahtumista tehdään myös pelastussuunnitelma pelastuslaitokselle.  

Linkit: https://pelastustoimi.fi/lappi/ohjeet-ja-lomakkeet/tapahtumat-ja-tilapaismajoitus 

Muut lisätiedot: 

Pelastussuunnitelma tehdään aina, jos

• Tapahtumassa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä.
• Tapahtumassa käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja.
• Tapahtumassa on käytössä tilapäismajoitus, kuten koulumajoitus. 
• Tapahtuman poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta.
• Tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.
• Yleistilaisuusilmoituksen ja pelastussuunnitelman ajantasaiset ohjeet löydät poliisin verkkosivuilta: https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet  

Jätehuoltosuunnitelma

Lyhyt kuvaus: Tapahtuman järjestäjä vastaa tapahtuman jätehuollosta ja alueen siivouksesta. Mikäli tapahtumassa on enemmän kuin 300 kävijää, siitä on ilmoitettava ympäristösuojeluviranomaiselle. Jätehuoltoon liittyvät ilmoitukset ja suunnitelmat toimitetaan Arktisen Lapin ympäristönsuojeluun sähköpostilla osoiteeseen kirjaamo@sodankyla.fi. Lisätietoja tapahtuman jätehuollin järjestämisestä voi kysyä oman alueen ympäristötarkastajalta

Linkit: https://arktisenlapinys.fi/yhteystiedot/

 

Muut lisätiedot: : 

36 § Yleisötilaisuuksien jätehuolto

Yleisötilaisuuden järjestäjä vastaa järjestettävän tilaisuuden jätehuollosta. Järjestäjä vastaa myös jätehuoltoon liittyvästä neuvonnasta tilaisuuden aikana sekä jätteiden lajittelusta ja erilliskeräämisestä näiden jätehuoltomääräysten mukaisesti. Yleisötilaisuus on suunniteltava siten, että syntyvän jätteen määrä on mahdollisimman vähäinen. Tapahtumaalueelle on sijoitettava riittävästi ja kattavasti jäteastioita eri jätelajien keräämistä varten.

Roskaantuneen alueen toissijaisen siivoamisvastuun osalta järjestäjänä pidetään myös tilaisuuden tai tapahtuman kokoonkutsujaa. Jäteastiat on tyhjennettävä ja alue siivottava välittömästi tilaisuuden päätyttyä sekä tarvittaessa tilaisuuden aikana. Jäteastiat on tyhjennettävä aina niiden täyttyessä. Monipäiväisissä tilaisuuksissa jäteastiat on lähtökohtaisesti tyhjennettävä ja alue siivottava vähintään kerran päivässä. Hyötyjätteiden erilliskeräys on järjestettävä yleisötilaisuudessa näiden jätehuoltomääräyksien 15§:ssä jätteen arvioituun syntymäärään perustuvin edellytyksin.

Yli 300 henkilön yleisötilaisuudesta on ilmoitettava kunnan ympäristösuojeluviranomaiselle ja jätehuoltoviranomaiselle. Yli 5000 henkilön yleisötilaisuudesta on laadittava jätehuoltosuunnitelma ja esitettävä se kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa.

Tilapäiset mainos- ja viitoitusluvat

Lyhyt kuvaus: Mikäli tapahtumakävijät tarvitsevat ohjeita esimerkiksi saapumiseen ja laitat kylttejä tai mainoksia tapahtumasta teiden varsille, tutustu alueen lupakäytäntöihin ja kylttien ohjekokoihin sekä sijoitteluohjeisiin liikenneturvallisesti.

Linkit: 

ELY

Mainonta ja ilmoittelu maantien varressa - ELY-keskus - ELY keskus

FI Määräys tienvarsimainonnasta ja ilmoittelusta allekirj..pdf

 

INARIN KUNNAN OHJEET

Kunnan katuja, toreja ja puistoja koskeva viitoitus ja mainostusohjeistus löytyy
Muut alueet - INARI.FI
Kaavatiet - INARI.FI

 

Meluilmoitus

Lyhyt kuvaus: Meluilmoitus tulee häiritsevää melua tai tärinää aiheuttavasta toiminnasta toimitetaan Arktisen Lapin ympäristönsuojeluun ja Ilmoitus tulee jättää viimeistään 30 vrk ennen toiminnan aloittamisajankohtaa. Ilmoitus toimitetaan sähköpostilla osoiteeseen kirjaamo@sodankyla.fi. Lomakkeen ilmoitusta varten löytää esim. Ympäristöhallinnon yhteisestä verkkopalvelusta.

Linkit: https://www.ymparisto.fi/fi-fi/asiointi_luvat_ja_ymparistovaikutusten_arviointi/luvat_ilmoitukset_ja_rekisterointi/ysln_kertaluonteisen_toiminnan_ilmoitusmenettely/Melua_tai_tarinaa_aiheuttava_tilapainen_toiminta

 

Muut lisätiedot: 

Meluilmoitus tulee tehdä ympäristösuojelumääräyksien (huom! Määräysten uusinta on käynnissä eli niihin saattaa tulla muutoksia tammikuun 2026 jälkeen) mukaan seuraavasti:

23 § Meluilmoitusmenettely
23.1 Häiritsevää melua tai tärinää aiheuttavasta tilapäisestä toimenpiteestä tai tapahtumasta tulee tehdä ympäristönsuojelulain 60 §:n mukainen meluilmoitus kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle hyvissä ajoin, kuitenkin vähintään 30 vuorokautta ennen toimenpiteeseen ryhtymistä tai toiminnan aloittamista.

23.2 Ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse tehdä seuraavista toimista:

• ilotulituksesta
• sirkusnäytännöistä
• tavanomaisesta rakentamisesta
• arkisin maanantaista perjantaihin kello 7-18 tehtävästä louhinnasta, räjäytystyöstä, lyöntipaalutuksesta tai vastaavasta erityisen häiritsevää melua aiheuttavasta työstä tai rakentamisesta, korjauksesta tai kunnossapidosta, jossa käytetään häiritsevää melua aiheuttavia koneita ja laitteita kun työn kokonaiskesto on enintään 10 työpäivää
• lentonäytöksistä tai tilapäisestä yleisölennätyksestä
• äänentoistolaitteiden tilapäisestä käytöstä kello 7-21 yleisötilaisuuksissa ja muissa tilapäisissä tapahtumissa yleisökäyttöön soveltuvassa paikassa
• tavanomaisesta ja lyhytkestoisesta ulkoilmatapahtumasta, joka tapahtuu maanantaista perjantaihin klo 7-18 tai lauantaina klo 8-18 tai sunnuntaina 12-18 välisenä aikana. Tällaisia tilaisuuksia ovat esimerkiksi markkinatilaisuudet, puhe-, laulu-, tanssi- tai massaurheilutapahtumat, kun ne eivät ole suurtilaisuuksia
• Moottorikelkkakilpailuista jotka tapahtuvat niille suunnitelluilla moottoriradoilla.

Edellä mainituista toimenpiteistä tai tapahtumista tulee toiminnanharjoittajan tai tapahtuman järjestäjän etukäteen tiedottaa lähialueen asutukselle ja muille sellaisille kohteille, joille toimenpiteestä tai tapahtumasta voi aiheutua haittaa tai häiriötä.

 

Lisätietoja meluilmoitusta varten voi kysyä oman alueen ympäristötarkastajalta tai meluilmoituksista vastaavalta tarkastajalta, joiden yhteystiedot löydät Arktisen Lapin ympäristönsuojelun verkkosivuilta

Anniskeluluvat

Lyhyt kuvaus: Alkoholin anniskeluun tarvitaan aina lupa. Lupa tarvitaan niin anniskelualueelle kuin anniskelusta vastaavalle toimijalle.

Linkit: https://avi.fi/asioi/yritys-tai-yhteiso/luvat-ilmoitukset-ja-hakemukset/alkoholin-myynti-ja-anniskelu/anniskelulupa

Muut lisätiedot: Selvitä anniskelualueesi luvitus alueen omistajalta. Ulkoalueen omistaja on voinut luvittaa valmiiksi alueen, jolloin tapahtumassa anniskelun toteuttajalle riittää ilmoituksen tekeminen anniskelutoiminnan aloituksesta.

Elintarvikkeisiin liittyvät luvat

Lyhyt kuvaus: Tiedot Inarin kunnan alueella tapahtuvasta elintarvikemyynnistä tapahtumissa päivittyvät pian

Linkit: 

 

Muut lisätiedot:

Teoston ja Gramexin tapahtumaluvat musiikin soittamiseen

Lyhyt kuvaus: Tapahtumien järjestäminen ja musiikin käyttö keikoilla, konserteissa, yritystapahtumissa ja juhlissa tarvitsee aina luvan riippumatta siitä, ovatko ne livetapahtumia vai striimattuja virtuaalitapahtumia. Lupa musiikin esittämiseen tarvitaan sekä pääsymaksullisiin että ilmaisiin tapahtumiin. Teosto hallinnoi säveltäjien, sanoittajien ja sovittajien tekijänoikeuksia. Jos tapahtumassa esitetään musiikkia (esim. livemusiikkia, taustamusiikkia, DJ), tarvitset Teoston luvan. Gramex hallinnoi äänitteiden tuottajien ja esittäjien oikeuksia. Jos tapahtumassa soitetaan äänitteitä (esim. CD, Spotify, radio), tarvitset Gramexin luvan.

 

Linkit: 
Teosto

Gramex

 

Lisätietoja 

Tilanne	Tarvitaanko Teosto-lupa?	Tarvitaanko Gramex-lupa?
Live-esitys (bändi, artisti)	Kyllä	Ei
DJ soittaa äänitteitä	Kyllä	Kyllä
Taustamusiikki äänitteiltä (CD, Spotify)	Kyllä	Kyllä
Radio soimassa tapahtumassa	Kyllä	Kyllä
Oma sävellys, oma äänite	Ei (jos ei Teoston hallinnoimaa)	Ei (jos ei Gramexin hallinnoimaa)
Tekijänoikeusvapaa musiikki	Ei	Ei

 

Tavara-arpajaislupa

Lyhyt kuvaus: Tavara-arpajaisten järjestäminen vaatii luvan. Tavara-arpajaislupa voidaan myöntää yhteisölle tai säätiölle, jolla on yleishyödyllinen tarkoitus. Tavara-arpajaislupahakemusten käsittelyaika Poliisihallituksessa on noin 2–3 kuukautta. Lisätietoja

Linkit:  https://poliisi.fi/tavara-arpajaisluvat 

 

 

Ilmoitukset ja luvat kannattaa hoitaa mahdollisimman ajoissa. Huomioi, että saatat joutua täydentämään lähettämääsi hakemusta. Hae luvat viimeistään:

30 vuorokautta ennen tapahtumaa

• Yleisen alueen käyttölupa
• Meluilmoitus ympäristönsuojeluviranomaiselle (viimeistään)
• Tilapäinen mainos- ja viitoituslupa kunnalta tai ELYltä
• Alkoholin anniskelulupa
• Tupakkatuotteiden vähittäismyyntilupa

21 vuorokautta ennen tapahtumaa

• Ilmoitus liikennettä haittaavasta työstä

14 vuorokautta ennen tapahtumaa

• Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta terveydensuojeluviranomaiselle (Ympäristötoimi)
• Ilmoitus kuluttajapalvelusta kuluttajaturvallisuusviranomaiselle (Tukes)
• Jätehuoltomääräykset (Ympäristötoimi)
• Turvallisuus- ja pelastussuunnitelman palautus pelastuslaitokselle (Pohde)
• Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä poliisille 

Takaisin oppaan etusivulle

---

Tapahtuman jälkeen

Tapahtuman jälkeen kannattaa pysähtyä arvioimaan, miten tapahtuman toteutus onnistui. Kun tapahtuma on tuoreena mielessä, on helppo nähdä kehityskohteet. Nämä kannattaa kirjata ylös nyt sen sijaan, että niitä yritettäisiin vuoden päästä muistella.

Jos olet saanut tapahtumaan rahoitusta tai järjestänyt sen osana hanketta, huomioi, että viet loppuun hankkeen vaatimat asiat ja raportoit tapahtumasta pyydetyllä tavalla. Muista myös, että rahoittajalla saattaa olla vaatimuksia liittyen viestintään ja toteutukseen, joten ohjeisiin kannattaa tutustua hyvin etukäteen. 

Jälkimarkkinointi, esimerkiksi paikalliseen sosiaalisen median ryhmään tehty tapahtumakuvia esittelevä ja osallistuneita kiittävä julkaisu on hyvä tapa päättää tapahtumaprojekti.

Takaisin oppaan etusivulle