KALOTIN OPPIMISKESKUS-SÄÄTIÖN REKISTERISELOSTE JA TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain (523/99) 10 § ja 24 § mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Kalotin oppimiskeskus-säätiö kunnioittaa yksityisyydensuojaa ja on sitoutunut suojaamaan yhteistyöhön osallistuvien henkilöiden yksityisyyttä.

Rekisterinpitäjä
Kalotin oppimiskeskus-säätiö (myöh. Kalottikeskus)
Sairaalantie 3 b, 99800 Ivalo (kohteen osoite: Kirkkokuja 14)
www.inari.fi
Gsm 040 188 7111

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kalotin oppimiskeskus-säätiö, säätiön asiamies Marja Männistö
email: marja.mannisto@inari.fi
Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu
- huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti
- jakaa käyttöoikeudet
- huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
- sekä huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus.
Vastuuhenkilö antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä vastaa rekisteröidyn oikeudesta saada, tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

Rekisterin nimi
Kalotin oppimiskeskus-säätiön asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoitus on pitää rekisteriä Inarin kunnan omistaman Kalotin oppimiskeskus-säätiön asiakkaista ja yhteistyökumppaneista. Asiakkaita ovat Kalottikeskuksen asuntojen ja liiketilojen vuokralaiset ja yhteistyökumppaneita ovat koulutuslaitosten edustajat, vuokraustoimintaan liittyvät tahot sekä julkiset yhteisöt kuten kunta. Tarkoituksena on kiinteistön vuokraustoiminnan perustoiminnan ylläpitäminen ja kehittäminen. Lisäksi Kalottikeskuksen rekisterissä on säätiön hallituksen ja mahdollisten hankkeiden ohjausryhmien tai työryhmien jäsenten yhteystiedot normaalia yhteydenpitoa varten.

Rekisterin tietosisältö


Yksityisistä vuokralaisista:
- Etunimi ja sukunimi, henkilötunnus laskutusta varten
- Laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Vuokratun huoneiston tiedot sekä sopimuksen sisältö ja ehdot
- Allekirjoitus
- Luottotiedot kysytään vuokrasopimuksen allekirjoitushetkellä
- Kirjanpitotiedot (laskun maksuun liittyvät tiedot)

Yritysvuokralaisista:
- Yrityksen nimi, y-tunnus, yhteyshenkilön nimi
- Laskutusosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Vuokratun huoneiston tiedot sekä sopimuksen sisältö ja ehdot
- Allekirjoitus
- Kirjanpitoon ja etenkin laskujen maksuun liittyvät tiedot

Hallituksen jäsenistä:
- Etunimi, sukunimi, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilinumero palkkion maksua varten, henkilötunnus myös PRH:ta varten

Markkinoinnista:
-Yrityksen nimi, sähköpostiosoite

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyiltä yksityisiltä ihmisiltä ja yritysten edustajilta itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä kuntien, hankkeiden ja muiden yhteistyökumppaneiden rekistereistä kuten julkisista (Tilastokeskus ja PRH:n tietopalvelu) ja kaupallisista rekistereistä.

Säätiön hallituksen jäsenten yhteystiedot kerätään kokouksia ja muuta yhteydenpitoa varten.

Tietojen luovutus
Vuokralaisten henkilötietoja ei luovuteta Inarin kunnan ja laskutusyhtiön lisäksi ulkopuolelle. Lisäksi tutkimustoimintaa yms. varten järjestelmästä voidaan luovuttaa tietoja, jotka eivät sisällä henkilötietoja

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus
Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot ovat vain Kalotin oppimiskeskus-säätiön ja laskutuspalveluyhtiön käytössä. Paperista rekisteriä säilytetään lukollisessa tilassa ja materiaali tuhotaan hävittämällä arkistointiajan päätyttyä

Vuokralaisten laskutustiedot toimivat Kalottikeskuksen ulkopuolisilla palvelimilla, joihin on pääsy ainoastaan teknisellä ylläpitohenkilöstöllä. Palvelimet sijaitsevat ympäri vuorokauden vartioidussa ja palosuojatussa palvelintilassa. Rekisterin päivitys on suojattu ulkopuoliselta käytöltä, rekisteriin pääsevät vain henkilöt, joihden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä.

Rekisterin sisäinen käyttö
Rekisteriä käyttää Nordican henkilökunta. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaa ensisijaisesti oma henkilöstö. Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttötunnus.

Rekisteröidyn informointi
Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävillä Inarin kunnan www.inari.fi –sivuilla ja säätiön asiamiehen toimistossa, Sairaalantie 3b:ssä.

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi esittää suullisen tai kirjallisen (esim. sähköposti) pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta. Paikan päällä esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.

Asianomainen henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti tai suullisesti tiedon korjaamista milloin tahansa rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle.

Rekisterihallinto
Vastuuhenkilö käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Hän päättää
- rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
- rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
- rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
- rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
- rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Rekisteritoimintoja toteuttavat Nordican palveluksessa olevat henkilöt

Ivalossa 20.3.2018